Päihdepalvelu Hemman tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on laadittu 18.5.2018 ja sitä päivitetään tarpeen vaatiessa.

1. Rekisterinpitäjä

Päihdepalvelu Hemma
Myllykatu 8, 2. krs / PL 285
70110 Kuopio

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Päihdepalvelu Hemma/Jarkko Ahokas
PL 285, 70101 Kuopio
puh. 044 7522 100

jarkko.ahokas@paihdepalveluhemma.fi

 

2. Rekisterien nimet

Asiakastietorekisteri

Yhteistyökumppanit-rekisteri

Koulutus-, työnohjaus- sekä konsultointasiakkaat – rekisteri
 

3. Rekisteröidyt – kenen tietoja käsittelemme?

Käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, mikäli olet Päihdepalvelu Hemman:

  • hoitosuhteessa oleva tai viimeisen vuoden aikana ollut asiakas
  • yhteistyökumppani ja/tai sen työntekijä
  • koulutus-, työnohjaus ja konsultointiasiakas
  • verkkosivujen tai muiden internetpalveluidemme (esim. some-kanavat) käyttäjä

Asiakasrekisterissä on tietoja hoitosuhteellisista asiakkaista sekä mahdollisesti heidän läheisistään. Hoitosuhteellisista asiakkaista rekisteristä löytyy heidän yksilöintitiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, perheen tiedot) sekä toimintakykyä, sosiaalista- ja terveydentilaa koskevia tietoja.

Yhteistyökumppanit- sekä koulutus-, työnohjaus- ja konsultointiasiakkaat -rekistereissä on tietoa yhteyshenkilöistä (nimi, työpuhelin, -sähköposti ja organisaatio sekä ammatti). Tietoja kerätään yhteistyösuhteen hoitamista, laskutusta sekä markkinointia varten.

Verkkosivujen ja some-kanavien vierailijoista keräämme tietoa sivustomme käytön analysointiin, tilastolliseen seurantaan ja sisällön kiinnostavuuden arviointiin. Tietojen avulla voimme parantaa verkkosivuston toimivuutta, suunnitella sinulle hyödyllisempää ja kiinnostavampaa sisältö. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä sivustollamme suoritettuja toimintoja voida liittää tiettyyn henkilöön. Voit estää verkkokäyttäytymiseesi perustuvien mainosten näyttämisen poistamalla ja kieltämällä evästeet selaimellasi. Näiden tietojen keräämiseen käytämme ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka osaltaan vastaa ko. palveluiden tietoturvan ja tietosuojan toteutumisen. Päihdepalvelu Hemmassa ainoastaan nimetyillä henkilöillä on pääsy ko. tietoihin.

Rekisteröityjen tietoja on sekä sähköisessä asiakastietojärjestelmässä että paperisena lukitussa arkistossa Päihdepalvelu Hemman toimitiloissa. Sähköiseen asiakastietojärjestelmään sekä paperisiin merkintöihin on pääsy ainoastaan Päihdepalvelu Hemman työntekijöillä.
 

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella. Rekisteriin merkitään rekisteröidystä ainoastaan hoitosuhteen tai muun asiakassuhteen kannalta oleellista tietoa.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, kuten asiakassuhteen hoitamiseen sekä laskutuksen hoitamiseen. Rekisteröidyn tietoja käsittelee ainoastaan hoitosuhteessa mukana oleva työntekijä sekä laskutusta hoitava työntekijä (asiakasrekisteri). Laskutusta varten rekisteröidyn tiedoista tarvitaan tieto asiakastapaamisista sekä rekisteröidyn nimi ja syntymäaika. Mikäli kyseessä on itse maksava asiakas, laskuttaja tarvitsee tällöin myös rekisteröidyn osoitetiedot, jotta voi toimittaa laskut eteenpäin.

Muilla kuin hoitosuhteessa mukana olevalla työntekijällä sekä laskutusta hoitavalla työntekijällä ei ole lupaa katsoa rekisteröidyn tietoja. Muita rekistereitä voivat käyttää myös muut yrityksen työntekijät vastuualueidensa mukaisesti.

 

5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • henkilötunnus
  • puhelinnumero
  • joissain tapauksissa myös sähköposti

Yksilöintitiedot

  • toimintakykyä ja terveydentilaa koskevia tietoja
  • asiakastapaamisiin liittyviä asioita (kirjaukset)

Yhteistyökumppanit ja konsultointi-/työnohjaus-/koulutusasiakkaat

  • yhteistyötaho/yksikkö ja sen yhteystiedot
  • yhteyshenkilön/-den nimi ja yhteystiedot (työpuhelin, -osoite ja -sähköposti)
  • laskutustiedot tarvittaessa

Verkkosivujen ja some-kanavien käyttäjät

  • Kerättävät tiedot
    • URL-reitti sivustolla
    • Vierailun ajankohta
    • Selaintyyppi ja -versio
    • Laitetyyppi
    • IP-osoite (tallentuu Google Analyticsiin, mutta Päihdepalvelu Hemma ei pääse siihen käsiksi. Verkkosivujemme kautta kuitenkin Google voi saada tietoosi IP-osoitteesi)
  • Päihdepalvelu Hemma ei siis kerää henkilötietoja verkkosivujen tai some-kanavien kautta
    • Tietoja kerätään esimerkiksi markkinoinnin kohdentamista varten.
  • Päihdepalvelu Hemma ei säilytä verkkosivujen kautta saatua tietoja, vaan ne hankitaan kolmannen osapuolen (Google Analytcis) kautta ja Päihdepalvelu Hemma toimii vain tietojen käsittelijänä juuri markkinoinnin kohdentamisen apuna
     

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on alla mainitut oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen jarkko.ahokas@paihdepalveluhemma.fi tai kirjeitse osoitteeseen

Päihdepalvelu Hemma
PL 285, 70101 KUOPIO

Lisäksi rekisteröity saa tietoa rekisterissä olevista tiedoistaan suoraan omalta työntekijältään.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kertyvät asiakkailta itseltään sekä mahdollisilta yhteistyötahoilta. Asiakasrekisterintiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Esitietoja palvelun tilaajalta (Esim. lastensuojelu, rikosseuraamuslaitos ym.) tai asiakkaalta itseltään esim. puhelimitse tai sähköpostilla
  • Asiakastietoja asiakkaalta itseltään asiakassuhteen alkaessa
     

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Päihdepalvelu Hemman ulkopuolelle.
 

8. Käsittelyn kesto

Rekistereiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Lisäksi noin vuosi asiakkuuden jälkeen (asiakas- ja yhteistyökumppanit -rekisterit) lähetämme vielä asiakkaalle palautelomakkeen Hemman työskentelyä koskien. Tämän jälkeen asiakasrekisterissä olevia asiakastietoja ei käsitellä enää lainkaan ja asiakastiedot arkistoidaan lain mukaisin määräyksin. Asiakasasiakirjoja säilytetään ajantasaisen lainsäädännön mukaisesti (kts. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 254/2015). Asiakirjat säilytetään lukitussa arkistokaapissa Päihdepalvelu Hemman toimitiloissa.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Ainoastaan rekisterinpitäjä eli Päihdepalvelu Hemma ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Ainoastaan hoitosuhteessa mukana olevalla työntekijällä ja laskutusta hoitavalla työntekijällä on oikeus katsoa rekisteröidyn tietoja. Muilla kuin hoitosuhteessa mukana olevalla työntekijällä sekä laskutusta hoitavalla työntekijällä ei ole lupaa katsoa rekisteröidyn tietoja. Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta muille.

Henkilöstöä koskevia tietoja luovutetaan myös tilitoimistolle, joka hoitaa palkanlaskennan. Tilitoimiston kanssa takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
 

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Päihdepalvelu Hemma ei luovuta asiakastietoja Päihdepalvelu Hemman ulkopuolelle kolmansille osapuolille ilman asiakkaan kirjallista suostumusta.
 

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Päihdepalvelu Hemma ei siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
 

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

A) Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa/tilassa

B) Sähköiset tiedot: Tietoihin on käyttöoikeus rajatusti ainoastaan Päihdepalvelu Hemman työntekijöillä ja kaikkiin tietoihin pääsee käsiksi ainoastaan käyttäjätunnuksen avulla.  Asiakastietojärjestelmän suojauksista vastaa Fastroi Oy ja Päihdepalvelu Hemma vastaa laitteiden asianmukaisesta käytöstä ja säilytyksestä sekä laitteiden tietoturvan ajan tasalla pitämisestä.
 

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Päihdepalvelu Hemma ei käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

Viimeisin päivitys: 24.5.2018